Электронный документооборот в ритейле: от цифровых архивов до HR

Ритейл слышно одной изо наиболее «продвинутых» отраслей бизнеса, охотно внедряющей новые технологии. Одначе еще новопосвященный торговые сети полностью игнорировали системы внутреннего электронного документооборота, предпочитая протягивать состояние на бумаге.

В 2019 году в розничных компаниях начали запускаться первые проекты в этой области. Вплоть до информации компании Directum, число её заказчиков-ритейлеров, желающих автоматизировать внутренние процессы, с октября 2018 в (летах (почтенных возросло почти в 2 раза.

Примерно в одно время проекты по внедрению внутреннего электронного документооборота запустили два-мальски крупных российских ритейлеров, в числе которых, например, «Глория Джинс». Для холдинга ECM – это часть крупного проекта по цифровизации договорных процессов. 

«Современная практика управления бизнесом требует внедрения новых технологических решений, обусловленных в точности значительным увеличением объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, так и ужесточением требований к ее достоверности и актуальности. Цифровизация документооборота и включение ECM-системы неизбежны на той стадии развития компании, когда число договоров исчисляется сотнями тысяч, а основной капитал – миллиардами рублей», – рассказал старший вице-президент по IT компании «Глория Джинс» Сергиян Климаш.

«Перевод де-юре значимого документооборота в цифру будет являться естественным развитием проекта. Ежели и необходимо сказать, что не все наши контрагенты готовы к подобным изменениям, – добавил он. – Технологии и инновации становятся ключевыми факторами развития бизнеса и особенно такого динамичного иначе ритейл. Все наши ключевые ИТ-проекты, как и данный проект, мы рассматриваем в контексте реализации концепции предприятия «реального времени».

Хана песику по папкам

Необходимость оцифровать договорную деятельность и систематизировать файлы внутри единого хранилища в (самом) деле существует у большинства торговых сетей. Крупнейшие игроки заключают до тысячи новых договоров и нескольких тысяч дополнительных соглашений и оный и другой год, а суммы сделок могут исчисляться миллионами рублей. Без использования новых технологий по-всякому контролировать такой объем документации, повышается вероятность ошибок, которые могут дорого (в)начинать компании.

В создании электронного архива нуждаются также огромные массивы кассовых документов. Цифровые хранилища позволяют беречь пуще зеницы ока чеки с обеспечением их юридической значимости и облегчают выгрузку нужной информации перед налоговыми проверками и аудитами.

Современные файловые архивы обеспечивают безраздельный цикл управления документами от их создания и согласования до отправки в архив и удаления.

Физические документы компании сообразно прошествии добавления в электронную базу отмечаются штрих-кодом, при помощи которого без оплаты заметить необходимый файл. С технической точки зрения сотрудники работают со ссылками держи документы, в в таком случае время как сами файлы располагаются в едином хранилище. Ссылки могут разыскиваться в нескольких папках, присутствие этом в каждой папке пользователь будет работать с одним и тем а документом. Экий подход гарантирует единство и сохранность информации, упрощает работу пользователей.

Документы по мнению одной тематике дозволяется связывать между собой. Например, связать договор с перепиской, дополнительными соглашениями, актами и счетами. Это позволяет в один клик получить доступ ко всем необходимым материалам. Цепочка связей отображается в карточке документа, затем же можно добавлять новые связанные документы.

Кроме того, архивы дают фонд ускорить работу с документами посредством использования шаблонов, настраиваемых по внутренним правилам организации, и автозаполнения.

В (видах повышения безопасности хранилища сотрудникам назначаются полномочия доступа: полные, на изменение иль просмотр содержимого.

В помощь HR

Настоящая головная прозопальгия для большинства ритейлеров – это ход подбора и найма персонала. Крупные торговые мышеловка имеют огромный штат продавцов, постоянно приходят новые сотрудники, которым необходимо аллегро влиться в коллектив и пройти обучение. Однако это сопровождается огромным количеством документов: от времени до времени чтобы трудоустроить одного сотрудника, треба заполнить десятки бумаг.

Если HR-процессы в компании оцифрованы, присутствие приеме на работу кандидату довольно один раз заполнить форму в планшете али компьютере, после чего автоматически формируется надобный пакет документов. Кадровому работнику остается их открыть и отдать на подпись. Быть формировании документов система создает штрих-код. Подле получении оригиналов, считав его, возлюбленная автоматически меняет статус на «оригинал получен» и соответствующе помещает скан-образ в электронную базу. Подле переводе сотрудника на другую членство в системе создаются задачи на подготовку внутреннего приказа, версия записи в трудовой книжке, смену прав доступа. Челобитная на увольнение создается в системе в мало-мальски кликов и отправляется на согласование согласно регламенту компании.

Кроме того, при наличии электронного документооборота в компании попроще ввести новые инструкции: работникам удобнее проходить обучение в формате электронных мини-инструкций, разбитых держи составные части, в конце которых может присутствовать тест на закрепление материала. Приблизительно информация может быть усвоена гораздо быстрее, нежели при прочтении массивной инструкции получи 50 листов.

Сводные отчеты по оценкам групп сотрудников либо общий показатель по компании помогают руководству сформировать стратегию развития персонала, а сотрудникам — хотеть свой профессиональный рост.

Шире круг

«Выгода от автоматизации кадровых процессов очевидна, взять как в них участвуют 100% сотрудников компании: например, отправляют заявления на исключение или обращаются в сервисную службу, — говорит руководитель проектов по развитию бизнеса компании Directum Гузель Муллахметова. – Важная своеобычие торговых сетей – большой штат работников, которые не имеют персональных компьютеров (кассиры, продавцы, водители, рабочая Силка склада), но тоже должны включаться в контур цифровизации».

Можно установить в подсобном помещении либо кабинете администратора мыслящая машина для общего пользования или терминал самообслуживания – аналогичный тем, зачем мы видим в банках либо — либо на вокзалах. Либо – и именно по этому пути хорошо большая часть заказчиков – шайка-лейка может использовать для доступа к внутренним сервисам мобильное прикладывание или чат-кавасаки. Причем в случае с чат-ботами подключение к информационной системе может хоть не вызывать установки отдельного приложения, так как они разрабатываются на основе популярных мессенджеров.

«С по вине чат-ботов наши заказчики организуют процесс ознакомления с внутренней документацией с проставлением неприхотливый электронной подписи. Они помогают организовать работу по сбору заявок в сервисную службу иль HR-факультет, а также проводить опросы по уровню удовлетворенности, что очень важно исполнение) больших компаний с высоким уровнем текучести персонала», — рассказывает Гузель Муллахметова.

Чат-боты могут применяться также для общения с соискателями.  Резюме кандидатов заносятся в систему и для удобства связываются с соответствующими вакансиями. Вполне информация хранится в одном месте и доступна пользователям в соответствии с их правами доступа. Процедуры ведутся после маршрутам, настроенным согласно регламентам компании. Система сама напоминает участникам о наступлении новых этапов: встреча заявок о вакансиях, назначение собеседований и прочих. После принятия необходимого количества сотрудников процесс закрывается автоматически.

Будущее уже здесь

«Для того чтобы процессы можно было дни) адаптировать под потребности бизнеса, они должны быть максимально автоматизированы, – резюмирует (крестный) папундер направления СЭД/ECM департамента бизнес-решений ГК Softline Полина Дуйкова. — Ритейлеры одними из первых начали внедрять технологию Virtual Desktop Infrastructure (VDI) и юридически значимый межкорпоративный документооборот. Представительно перевести в электронную плоскость внутренние согласования документов и в итоге прийти к работе в единой числовой экосистеме, на (все) сто процентов построенной на цифровом взаимодействии. Такая система интеллектуальна, удобна, функциональна и омниканальна: сотрудники имеют канун к информации не только внутри ECM, но и через мобильные приложения, чат-боты и корпоративные порталы». 

Пана добавила, что-нибудь окупаемость внедрения таких систем может быть довольно быстрой, особенно исполнение) крупных холдингов с регионально распределенной структурой: электронный документооборот помогает им экономить сверху бумаге, услугах курьеров, сокращает дата на принятие решений и вывод нового персонала. И неравно сегодня ECM внедряют только крупнейшие торговые западня, то уже через несколько планирование её наличие может определять конкурентоспособность компании и стаж её жизни на рынке.

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *